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Concludiamo l’analisi delle importanti novità contenute nel decreto ministeriale del 16 marzo 2026, ovvero il 20° correttivo della contabilità armonizzata, che abbiamo iniziato con la nostra circolare Ragioneria 15 aprile 2026, a cui si rimanda per i dettagli.

Il processo di spesa dei debiti commerciali

Il nuovo paragrafo 5.1-bis del principio contabile applicato 4/2 delinea le fasi del processo di spesa dei debiti commerciali, con la dichiarata finalità di favorire il rispetto dei tempi di pagamento dei debiti commerciali. Si tratta dell’ennesimo intervento legislativo che va in questa direzione, a riprova della grande attenzione a questo tema che, ricordiamo, è anche un obiettivo del PNRR.

In particolare, viene ora chiesto agli enti locali di organizzare il procedimento di spesa individuando con precisione, fin dalla fase della programmazione, le attività e le tempistiche che lo compongono secondo quanto previsto dal citato paragrafo 5.1-bis, che andremo di seguito ad analizzare, garantendo che queste si concludano entro 28 giorni dalla data di ricevimento della fattura.

(omissis)

Ricordiamo che il citato art. 40 prevede che la struttura preposta al pagamento dei debiti commerciali, nei termini di legge, è dedicata ad assicurare il puntuale rispetto delle disposizioni di cui all'art. 183, comma 8, del TUEL (ovvero l’attestazione, del responsabile della spesa che adotta provvedimenti che comportano impegni di spesa, della coerenza dello stanziamento di cassa e dell’effettiva capacità di pagare la spesa, tenendo conto della programmazione dei flussi finanziari prevista nel piano annuale dei flussi di cassa o del programma dei pagamenti), con particolare riguardo al programma dei pagamenti, nonché alla corretta iscrizione del FCDE nel bilancio di previsione.

Suggeriamo di recepire le indicazioni fornite in ordine alle tempistiche delle fasi del processo di spesa, preferibilmente all’interno del regolamento di contabilità o attraverso una deliberazione dell’organo esecutivo.

Schematizziamo di seguito le fasi del processo di spesa dei debiti commerciali, successive alla ricezione delle fatture.

FASI: Ricezione e successive attività di smistamento agli uffici competenti, accettazione e registrazione delle fatture

TEMPI: 2 -5 giorni

AZIONI: Nella fase di ricezione, le fatture sono oggetto di una prima verifica, esclusivamente finalizzata a decidere se accettare o rifiutare la fattura medesima, con riferimento alle motivazioni di legittimo respingimento fra quelle definite dal decreto del MEF 24 agosto 2020, n. 132 (se la fattura elettronica è riferita ad una operazione posta in essere in favore dell’Ente, la presenza dei codici CIG e CUP e l’identificativo del provvedimento di impegno, ecc.). Il rifiuto della fattura chiude il processo. Anticipare e/o duplicare, in questa fase, i controlli relativi alle fasi successive non risponde a criteri di efficiente gestione del procedimento di spesa. Al fine di garantire il rispetto dei termini di pagamento, l’Ente adotta tutte le possibili iniziative per evitare che la fattura sia accettata per decorrenza dei termini (decorsi 15 giorni senza rifiuto, le fatture si intendono accettate). Le fatture sono rese immediatamente consultabili all’Ufficio ordinante mediante un’attività di smistamento o, alternativamente, mediante l’accesso dell’Ufficio ordinante ad un cruscotto del software gestionale. La fattura destinata per errore ad un ufficio dell’Ente è resa immediatamente disponibile all’ufficio competente e non può essere rifiutata.

FASI: Predisposizione degli atti di liquidazione della spesa

TEMPI: 10-15 giorni

AZIONI: Ai sensi del D.Lgs. n. 231/2002, art. 4, comma 2, lett. d, se è prevista una procedura di verifica di conformità e la data di ricezione della fattura è anteriore alla data di conclusione della verifica, l’ente può sospendere la fattura per verifica di conformità nella piattaforma dei crediti commerciali (PCC). Ai sensi dell'art. 4, comma 6, del citato decreto, la verifica di conformità non può durare più di 30 gg. dalla data della consegna delle merci o della prestazione del servizio, salvo che sia diversamente ed espressamente concordato dalle parti e previsto nella documentazione di gara e purché ciò non sia gravemente iniquo per il creditore. L'accordo deve essere provato per iscritto. Sono altresì preliminari, per le fatture che ne sono soggette, le verifiche riguardanti: (omissis)